Compliance: klar, sicher, verantwortungsvoll
Das Compliance-Programm der WKÖ beschreibt deren Anspruch an verantwortliches Verhalten aller Beschäftigten der WKÖ im Umgang mit Funktionär:innen, Mitgliedern, Mitarbeiter:innen, Amtsträger:innen, Geschäftspartner:innen und anderen Stakeholdern. Kern des Compliance- Programms sind die Compliance-Richtlinien, zu deren Einhaltung alle Mitarbeiter:innen und Funktionär:innen verpflichtet sind. Dies betrifft u. a. Zeichnungsregeln und die Vertretung nach außen, Datenschutz, Informationssicherheit, Repräsentationen und Geschenkannahme, Auftragsvergaben oder Reiserichtlinien. Zur Gewährleistung der Einhaltung aller Gesetze und Regelungen werden die internen Compliance-Richtlinien laufend evaluiert und aktualisiert.
Systematische Schulung und Information
Die Compliance-Maßnahmen der WKÖ haben das Ziel, das Risiko von Rechtsverstößen zu verringern und Verstöße frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Dafür werden umfassende persönliche Schulungen abgehalten. Neue Mitarbeiter:innen werden systematisch geschult. Alle Organisationseinheiten werden außerdem durch interne Mitteilungen der Kammerleitung über neue Handlungsanforderungen informiert. Für spezifische Rechtsgebiete ist ein eigenes E-Learning-Tool im Einsatz. Damit alle WKÖ Mitarbeiter:innen bei Zweifeln an der Rechtmäßigkeit von Handlungen aktiv und frühzeitig Rat einholen können, stehen ihnen Ansprechpartner:innen in der Abteilung Recht und Organe zur Verfügung.
Überprüfung aller Verdachtsfälle
Mit dem Hinweisgebersystem der WKÖ können Mitarbeiter:innen, Lieferant:innen oder Dritte ihre Wahrnehmungen – auch in anonymisierter Form – melden. Die WKÖ ermutigt Mitarbeiter:innen aktiv dazu, allfällige Verstöße gegen externe oder interne Vorgaben an die Kammerleitung oder an die Abteilungen Recht und Organe sowie Personal und Organisationsentwicklung zu melden. Sämtliche Verdachtsfälle werden überprüft. So ist sichergestellt, dass im Falle eines Fehlverhaltens schnell und konsequent gehandelt werden kann und weitere Vorkommnisse vermieden werden können.
Klare Regeln und Richtlinien
Die Zeichnungsregeln der WKÖ legen fest, in welchen Geschäftsfällen und bis zu welchem Betrag bestimmte Personen nach außen vertretungsberechtigt sind. Interne Richtlinien zur Auftragsvergabe verpflichten die Mitarbeitenden auch im Bereich der gesetzlich möglichen Direktvergabe dazu, bereits für geringere Beträge drei Vergleichsangebote einzuholen. Die Richtlinie zu Repräsentationen und Geschenkannahme regelt beispielsweise, in welchen Fällen Repräsentationsausgaben oder symbolische Geschenke zulässig sind.
Daten sicher schützen
Die WKÖ sichert durch Schulungen und Audits in allen Organisationseinheiten ein hohes Datenschutzniveau. Die WKÖ Rechtsexpert:innen liefern den Mitarbeiter:innen umfassende Unterstützung in allen Datenschutzfragen. Sollte es trotz aller Vorkehrungen zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Weitergabe von personenbezogenen Daten und zum Zugriff auf diese kommen, erfolgt umgehend eine Meldung an die Datenschutzbehörde.